Você sabe o que é compliance trabalhista? Apesar da complexidade do nome, nada mais é do que o procedimento responsável pelo alinhamento e adequabilidade da empresa e de todas as partes interessadas nas leis trabalhistas e aspectos do ambiente de trabalho.

Sua implementação na empresa é o primeiro passo para alcançar múltiplos benefícios, que vão desde a redução de responsabilidades trabalhistas até a melhoria da imagem da organização perante a sociedade.

Sendo assim, para saber mais sobre o compliance trabalhista, a sua importância e benefícios e como implementá-lo na sua empresa, acompanhe o nosso artigo até o final!

O que é compliance trabalhista?

O termo “compliance” significa conformidade. Isto é, diz respeito a um conjunto de disciplinas cujo objetivo é cumprir e fazer cumprir as normas legais e regulamentares, bem como as políticas e diretrizes estabelecidas pela sua empresa. Logo, trata-se da adoção de programas que visam adequar as empresas às leis, acordos e convenções coletivas.

Compliance trabalhista é, portanto, um programa de compliance desenvolvido para manter as empresas em conformidade com as leis trabalhistas. Esse modelo também envolve departamentos jurídicos, recursos humanos, direção e até planejamento estratégico.

Ou seja, o compliance trabalhista faz com que as empresas cumpram a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT e toda legislação que possa impactar nas relações trabalhistas.

Quais os tipos de compliance?

Como vimos acima, o compliance diz respeito aos programas de adequação e respeito a normas e regulamentos. E, no Brasil, foram as instituições financeiras as primeiras a adotar esses programas em seus planos estratégicos de negócio.

No entanto, com o passar do tempo, outras instituições também começaram a aderir a esses programas, em especial, pela necessidade de se adequar e cumprir as normas e regulamentos, mas, também, pela exigência do mercado.

Hoje, portanto, os principais tipos de compliance são:

• Compliance tributário;
• Compliance empresarial;
• Compliance fiscal;
• Compliance trabalhista;
• Compliance socioambiental.

Compliance Tributário

O compliance tributário representa o conjunto de normas internas destinadas a assegurar que as empresas cumpram as leis tributárias, abarcando tanto a principal carga tributária (relacionada ao correto pagamento de impostos) quanto os impostos complementares (relatórios detalhados das atividades tributárias).

Sendo assim, além de assegurar o cumprimento das obrigações da empresa perante os órgãos governamentais, o compliance tributário também ajuda a evitar pagamentos desnecessários de impostos.

Compliance Empresarial

O compliance empresarial é aquela estratégia que pode ser adotada por várias organizações, incluindo governos, ONGs, associações e empresas, pois se trata de um sistema de regras que visa garantir que a empresa cumpra a legislação e as boas práticas empresariais.

Sendo assim, as empresas que criam programas de conformidade com a lei ganham a confiança dos investidores, conquistam a confiança do mercado, evitam processos judiciais e criam um ambiente saudável para se trabalhar.

Compliance Fiscal

O compliance fiscal é um conjunto de regras que visam adequar as empresas às regras fiscais vigentes, logo, assemelha-se muito com o compliance tributário.

A diferença entre eles reside no fato de que, enquanto o setor tributário calcula e cobra impostos e obrigações acessórias, o departamento fiscal é responsável pela introdução de dados em todos os sistemas de contabilidade e gestão fiscal.

No entanto, seja o compliance tributário, seja o compliance fiscal, a finalidade de ambos é a mesma, qual seja, garantir a conformidade da empresa perante o Fisco. Isto é, o cumprimento das exigências contábeis e fiscais, evitando, assim, prejuízos decorrentes de pagamento indevido de tributos ou multas por enganos e atrasos.

Compliance Trabalhista

É justamente o tipo de compliance que estamos abordando durante todo o artigo e que diz respeito à conformidade das empresas com as leis e regulamentos trabalhistas.

Sendo assim, desde a contratação à demissão, as empresas precisam manter a conformidade com as legislações trabalhistas, com o intuito de evitar os processos judiciais.

Com a regularização trabalhista, é possível estabelecer um conjunto de regras e condutas que garantem o cumprimento das leis, dos acordos coletivos e do plano de trabalho e carreira.

Além de cumprir a lei, o compliance trabalhista deve abranger temas como segurança no trabalho, respeito pela diversidade, promoção e outras questões.

Compliance Socioambiental

No Brasil, as leis ambientais prevêem penalidades administrativas, civis e criminais para aqueles que agridem o meio ambiente. Além dessas punições, as empresas que não cumprem a lei também são mal vistas por investidores e consumidores.

Desse modo, aderir às normas ambientais e desenvolver políticas que respeitem a população local são atributos da compatibilidade socioambiental.

O compliance socioambiental é, portanto, um conjunto de regras que garantem o cumprimento da lei e a priorização da sustentabilidade.

Como funciona o compliance trabalhista na prática?

Já vimos que o compliance trabalhista é uma medida essencial para se implementar nas empresas. No entanto, como conseguimos colocá-lo em prática?

Para respondermos a essa pergunta, é necessário conhecer as principais etapas desse processo. Vejamos:

• Participação da alta administração

A eficácia de um programa de compliance depende da participação e cooperação de todos os colaboradores da empresa. Sendo assim, uma vez que os gestores decidam a favor da implantação do compliance trabalhista, é fundamental que todos os processos, normas e objetivos estejam alinhados e sejam alcançados ao longo do caminho.

• Definição dos responsáveis ​​pela implementação e execução do programa

Uma vez aprovada a implementação do compliance, é necessário identificar quem é o responsável por criar e executar os procedimentos necessários.

É nesse momento que serão definidos os membros do comitê de ética, com representantes da área jurídica, recursos humanos, auditoria e, quando for o caso, especialistas contratados para esse fim. O comitê se reporta e apresenta os resultados do programa à alta administração.

• Estruturação de cronogramas de atividades

Uma vez criado o comitê, devem ser especificados os prazos para realização da atividade, bem como as tarefas que compõem sua execução. Desse modo, ficam os profissionais responsáveis por:

• mapear e avaliar o estado atual da sua empresa, e os riscos que ela enfrenta;
• compilar dados estatísticos e significantes sobre os colaboradores, tipos de contratos, benefícios, riscos adicionais que afetam cada um deles;
• analisar as relações com terceiros, fornecedores e demais clientes externos, bem como os impactos sofridos pela empresa e sindicatos;
• formular planos de ação para redução de riscos trabalhistas e perdas da empresa.

• Elaboração de políticas internas e treinamentos

Ao projetar e implementar processos de compliance trabalhista, todas as políticas internas também devem ser revisadas ou criadas (caso estejam ausentes), a exemplo do Código de Conduta, Regulamento Interno e Políticas da Empresa, que servirão como diretrizes para o cumprimento de normas internas e externas referentes aos princípios e valores que norteiam a cultura organizacional, bem como às legislações aplicáveis.

Uma vez elaborados esses documentos, é fundamental que sejam apresentados aos colaboradores e terceiros envolvidos na empresa, proporcionando-lhes o treinamento necessário para que conheçam novas diretrizes e normas de conduta.

• Criação campos de texto anônimos

Também devem ser criados canais de denúncias anônimas, por meio do site, e-mail, formulários, etc.

O objetivo é fazer com que as pessoas se sintam à vontade para relatar irregularidades relacionadas a questões trabalhistas sem comprometer seu emprego.

• Análise de resultados e proposta de plano de ação

Uma vez realizadas as etapas mencionadas do compliance trabalhista, os resultados poderão ser analisados.

Aqui, os responsáveis ​​poderão identificar as vulnerabilidades da empresa e os possíveis riscos a que está exposta quando não cumpre ou cumpre apenas de forma insuficiente as leis trabalhistas, acordos e convenções coletivas.

Portanto, é fundamental desenvolver um plano de ação para corrigir os enganos identificados, incluindo ações preventivas e corretivas, bem como a aplicação de sanções àqueles que não cumprem os pré-requisitos ou não colaboraram com a implementação do programa.

• Continuidade e monitoramento contínuo

Após o término dos trabalhos do comitê de compliance trabalhista, a responsabilidade pela manutenção do programa recai sobre todos os participantes da organização. Ou seja, de funcionários operacionais a executivos corporativos, todos devem permanecer vigilantes e aderir políticas internas para criar um ambiente de trabalho livre de riscos e saudável.

O que a Lei diz sobre o compliance trabalhista?

O compliance trabalhista, atualmente, não está regulamentado em nenhuma legislação específica. Isto significa que não existe, hoje, uma lei que regule o cumprimento das condições de trabalho.

Em contrapartida, existem diversas leis que constituem e apoiam esta atividade, além de orientar as suas melhores práticas, quais sejam:

• Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-lei nº 5.452/43)
• Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/17);
• Lei da Terceirização (Lei nº 13.429/17);
• Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/13);
• Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Lei nº 9.613/98).

Qual a importância do compliance trabalhista?

A legislação trabalhista (CLT), juntamente com os acordos e convenções coletivas, faz parte do conjunto de normas que deve ser observado pelas empresas. No entanto, apesar da existência de regulamentos que regem as regras a serem seguidas, muitas empresas ainda não estão em conformidade com as leis.

Tal situação acaba acarretando prejuízos financeiros e jurídicos para as empresas, que podem se tornar alvo de ações trabalhistas, em razão do descumprimento e/ou inobservância das leis. Exemplos disso são a não previsão de gratificações no contrato de trabalho, as horas extras não pactuadas, os intervalos não definidos na jornada de trabalho etc.

Nesse contexto, encaixa-se a importância do compliance trabalhista. Isto porque, com a sua implementação nas empresas, os contratos são revistos para o cumprimento da legislação e o relacionamento com os colaboradores é fortalecido, pois seus direitos são resguardados e respeitados, desde sua entrada até seu eventual desligamento.

Com isso, as empresas podem reduzir os riscos trabalhistas, em especial, aqueles relacionados a obrigações e auditorias por órgãos externos.

Assim, a compliance trabalhista é importante porque traz maior segurança e conformidade para a empresa, tal qual para os colaboradores.

Como deve ser implantado o compliance nas empresas?

O programa do compliance trabalhista não se restringe ao cumprimento das normas trabalhistas (CLT), serve, também, para regular o comportamento empresarial em conformidade com os acordos e convenções coletivas, além das condutas dos colaboradores.

No entanto, existem outros aspectos que também incluem o cumprimento das normas trabalhistas. São eles:

• condições do contrato trabalhista, processo de recrutamento e seleção, contratação e desligamento de funcionários;
• segurança do trabalho, equipamentos de proteção individual, adicionais de insalubridade, periculosidade e penosidade, saúde do colaborador;
• contratação de terceirizados, condições, impostos, pagamentos, riscos e prevenção;
• valores e cultura no âmbito empresarial e trabalhista, relacionamento interpessoal entre colaboradores, meios de integração e promoção do respeito à diversidade;
• jornada de trabalho, definição de funções, horários, adicionais, remuneração, comportamentos permitidos e proibidos, desvio e acúmulo de função, penalidades etc.;
• impactos ambientais decorrentes da atividade desenvolvida pela empresa e da implementação de medidas de prevenção e conscientização;
• atendimento a clientes, diretrizes para ação, conduta e boas práticas.

Diante disso, nota-se que a aplicação do compliance trabalhista pode ser essencial para o sucesso do seu negócio, devido à possibilidade de prevenir muitos erros.

PPP e PPRA

O compliance trabalhista, muitas vezes, abarca dois conceitos importantes, mas não muito familiar fora do âmbito jurídico, quais sejam: Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que contém diversas informações sobre possíveis agentes nocivos aos quais um trabalhador está exposto. É, portanto, um formulário que deve ser preenchido por todas as empresas que exerçam atividades que, de alguma forma, possam colocar em risco a integridade física do trabalhador, devido à exposição a agentes nocivos, sejam eles químicos, físicos ou biológicos.

Já o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), como o próprio nome o define, trata-se de um programa de melhoria contínua relacionado à medidas de prevenção contra possíveis riscos físicos, químicos e biológicos para a saúde do trabalhador.

É fundamental estar por dentro desses conceitos, uma vez que para estar em conformidade com a legislação e demais normas trabalhistas, é necessário cumprir regras e regulamentos, que incluem aqueles relacionados à insalubridade no ambiente de trabalho e à preservação da saúde do trabalhador.

Importância de um advogado especialista para a implantação do compliance

Depois de entender todas as etapas e pré-requisitos do compliance trabalhista, é mais fácil visualizar quais atividades os advogados podem fazer por meio desse processo.

Sendo assim, um profissional pertence ao departamento jurídico da empresa ou até mesmo contratado por um escritório de advocacia especializado, terá as seguintes atribuições no âmbito do compliance trabalhista:

• auxiliar na criação de atividades e cronogramas de compliance trabalhista;
• executar o programa de coleta de dados e informações;
• analisar os resultados finais e identificar riscos e possíveis situações a serem corrigidas dentro da empresa;
• assessorar na revisão ou elaboração dos documentos que compõem a política interna da empresa;
• facilitar a formação de colaboradores, terceiros e clientes externos, quanto às normas internas e externas, e a conduta que se espera de cada um deles;
• desenvolver um plano de ação com base nos resultados obtidos e contribuir para sua execução.

Percebe-se, portanto, que os advogados que trabalham com esse tipo de compliance precisam estar atualizados com as leis trabalhistas, além dos procedimentos fiscais e sindicais, estando a sua atuação sempre pautada no objetivo de alcançar maior segurança jurídica e a proteção da empresa e de seus colaboradores.

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Caso ainda tenha alguma dúvida, entre em contato com um advogado de sua confiança. Ele dará todo o direcionamento que você precisa para melhor resolução do seu caso.